Tugas Sekretaris

Posted on

Tugas Sekretaris – Di dalam suatu organisasi ataupun perusahaan tentunya terdapat seseorang yang menjabat sebagai pembantu dari pimpinannya. Jabatan tersebut disebut sebagai Sekretaris.

Tugas Sekretaris

Istilah ini tentunya sudah tidak asing lagi di telinga dari kalangan masyarakat. Namun, tak sedikit juga yang belum mengetahui arti sebenarnya dari Sekretaris serta apa saja tugas-tugasnya.

Nah, maka dari itu, agar kalian memahami serta mengetahui arti dari Sekretaris yang sebenarnya beserta tugas-tugasnya. Rumus.co.ida akan menjabarkannya secara rinci mengenai hal-hal tersebut.

Definisi Sekretaris

Sekretaris sering diartikan sebagai seseorang atau pegawai yang diberikan tugas serta kepercayaan dalam dan menjaga rahasia dan juga membantu pekerjaan pimpinan dalam suatu organisasi atau perusahaan.

Pendapat lain mengatakan bahwa Sekretaris merupakan seorang karyawati yang bertugas untuk membantu pimpinan perusahaan dalam berbagai kegiatan, mulai dari kegiatan Administrasi hingga aktivitas operasional perusahaan secara pribadi dan juga rahasia.

Syarat – Syarat Menjadi Secretary

Untuk mendaftarkan diri untuk menjadi seorang sekretaris yang Profesional harus memenuhi syarat-syaratnya, yaitu sebagai berikut :

  1. Mempunyai keterampilan di bidang administrasi dan juga bidang-bidang terkait lainnya.
  2. Mempunyai pengetahuan, pengalaman dan juga wawasan yang sangat luas.        
  3. Harus pintar dalam melakukan komunikasi terhadap client maupun pelanggan agar dapat menarik perhatiannya.   
  4. Memiliki kemampuan untuk menangani atau menyelesaikan setiap permasalahan yang terjadi khususnya yang berkaitan dengan urusan kantor.
  5. Mempunyai potensi yang kuat untuk menjadi seorang sekretaris.
  6. Memiliki tingkat kesabaran dan juga keuletan di dalam bekerja.
  7. Disiplin serta cekatan dalam melakukan semua pekerjaan yang ditugaskan.
  8. Seorang sekretaris harus berpenampilan menarik dan juga baik.

Tanggung Jawab Seorang Sekretaris

Seorang Sekretaris memiliki berbagai tanggung jawab yang harus dipenuhi. Berikut ini merupakan tanggung jawab dari pegawai Sekretaris, yaitu sebagai berikut :

  • Memiliki tanggung jawab untuk mengatur, memastikan, dan mengelola janji temu atau rapat secara efektif dan secara terorganisir.
  • Mempunyai tanggung jawab untuk membuat catatan administrasi yang efektif.
  • Bertanggung jawab untuk menegakkan persyaratan hukum pada dokumen, hukum amal, hukum perusahaan, dan lainnya (jika relevan).
  • Bertanggung jawab untuk membangun hubungan komunikasi yang baik dan juga korespondensi.

Baca Juga :
Tugas Resepsionis
Administrasi Keuangan
Tugas HRD

Tugas Sekretaris

Seorang Sekretaris memiliki tugas yang berbeda dengan Resepsionis. Berikut ini tugas-tugas dari Seorang Secretary meliputi hal-hal yang ada di bawah ini :

  1. Menerima serta menulis dikte yang diucapkan atau yang diberikan oleh pimpinannya.
  2. Melakukan kegiatan korespondensi mulai dari menerima dan juga mengirim surat, termasuk telepon, faksimile dan juga telegram.
  3. Menyimpan dan juga mengamankan arsip atau dokumen yang dianggap penting.
  4. Menerima tamu-tamu dari pimpinannya dengan baik.
  5. Menyusun jadwal pertemuan, rapat serta perjanjian-perjanjian yang harus dilakukan pimpinan dengan client maupun aktivitas lainnya.
  6. Mempersiapkan bahan informasi untuk pemimpin berdasarkan persyaratan rapat atau kegiatan lainnya.
  7. Bertugas sebagai perantara atau jembatan antara pimpinan dengan bawahannya.
  8. Mengatur jadwal rapat dan juga seminar pimpinan dengan bawahan atau dengan client secara terorganisir.
  9. Menemani serta melayani pimpinan dalam pertemuan penting, seperti meeting dengan client di luar kantor.
  10. Menyusun dan juga membuat pidato-pidato yang akan disampaikan oleh pimpinannya.

Jenis – Jenis Secretary

Pada dasarnya, Secretary dibedakan menjadi beberapa jenis, yaitu diantaranya adalah :

1. Secretary Organisasi

Seseorang yang menjabat sebagai Sekretaris dari suatu organisasi selain melaksanakan tugas atas dasar perintah dari pimpinannya, ia juga berperan sebagai manajer yang mengelola unit bisnis dalam bidang kesekretariatan.

Contoh dari Secretary organisasi misalnya adalah Sekretaris Jenderal, Sekretaris Wilayah, Sekretaris Kabinet dan masih banyak lagi.

2. Sekretaris Pimpinan

Seseorang yang bertindak sebagai Sekretaris Pimpinan adalah seseorang yang tugasnya untuk mendukung pekerjaan dan urusan kepemimpinan yang bertanggung jawab untuk melakukan pekerjaan kantor.

3. Sekretaris Pribadi

Seseorang yang bekerja sebagai Sekretaris Pribadi merupakan seseorang yang mengerjakan tugas perkantoran dalam rangka membantu seseorang dan sifatnya pribadi. Secara sederhana, Sekretaris Pribadi merupakan seseorang yang dipekerjakan dan juga digaji oleh perorangan.

F.A.Q

Apa itu Sekretaris?

Sekretaris sering diartikan sebagai seseorang atau pegawai yang diberikan tugas serta kepercayaan dalam dan menjaga rahasia dan juga membantu pekerjaan pimpinan dalam suatu organisasi atau perusahaan.

Tujuan dibentuknya Sekretaris dalam Perusahaan yaitu?

1. Memastikan bahwa kegiatan organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar.
2. Bertanggung jawab atas kegiatan rutin perusahaan atau organisasi dengan memberikan pengetahuan yang ada.

Tugas dari Sekretaris sebagai staff Resepsionis yaitu?

1. Terima dan jawab panggilan dan rekam pesan dari penelepon.
2. Catat janji untuk disampaikan ke pimpinannya.
3. Mengatur jadwal kegiatan harian dari pimpinannya.
4. Menerima tamu dengan baik yang ingin bertemu dengan pimpinannya.

Demikian penjelasan singkat dari artikel kali ini, semoga bermanfaat. Terimakasih