Tugas Resepsionis

Posted on

Tugas Resepsionis – Kalian pasti sudah tidak asing lagi dengan istilah Resepsionis ini bukan? Terutama bagi kalian yang pernah berkunjung ke hotel, cafe, restaurant dan juga suatu perusahaan.

Tugas Resepsionis

Para resepsionis ini selalu bertanya mengenai keperluan dari para pengunjung dengan senyuman. Tidak hanya itu saja, mereka juga siap untuk membantu para pengunjung yang datang sebelum memasuki ruangan atau tempat yang dituju.

Nah, pada pembahasan kali ini, Rumus.co.id akan menjabarkan mengenai Resepsionis beserta dengan tugas-tugasnya secara lengkap, yuk simak pembahasannya yang ada di bawah ini.

Apa itu Resepsionis?

Resepsionis merupakan seorang pegawai yang mempunyai tugas untuk menyapa, melayani serta memberikan informasi kepada para pengunjung, pelanggan atau pihak yang memiliki kepentingan berkaitan dengan tujuan yang diinginkan.

Di mana resepsionis harus menjadi perantara informasi antara manajemen dan pengunjung. Resepsionis merupakan pegawai yang berfungsi sebagai penerima tamu di sebuah perusahaan, kantor, hotel atau restoran.

Mereka yang bekerja sebagai Resepsionis umumnya ditempatkan di bagian lobi atau depan kantor, dengan tujuan agar pengunjung yang datang mudah untuk mengetahui informasi serta gambaran dari suatu perusahaan atau unit bisnis.

Untuk menjadi resepsionis, latar belakang pendidikannya minimal lulusan SMA atau SMK. Tetapi akan lebih baik lagi jika lulusan SMK Perhotelan. Sementara, untuk lulusan D3 atau S1 yaitu berasal dari Manajemen Perhotelan ataupun Administrasi Perkantoran.

Hal – Hal yang Perlu Diperhatikan Oleh Resepsionis

Secara umum, terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan oleh seorang resepsionis pada saat menerima tamu, pengunjung ataupun client. Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan, yaitu diantaranya sebagai berikut :

  • Jangan membuat para tamu menunggu terlalu lama. Jika orang yang ingin ditemui sedang rapat atau pergi, maka tanyakan terlebih dahulu apakah para tamu siap menunggu.
  • Jangan makan permen karet atau makanan ringan saat berurusan dengan tamu atau ketika Anda menerima panggilan.
  • Lebih baik tidak bergaul dengan teman-teman di resepsionis jika tidak ada hubungannya dengan pekerjaan.
  • Simpan perhiasan yang tidak terkait dengan pekerjaan dari meja komputer Anda
  • Jangan hanya bolak-balik di lobi dengan sandal atau tampilan yang berantakan.
  • Jangan terlalu sering berbicara dan bergosip dengan teman-teman Anda.

Baca Juga :
Fungsi, Tujuan dan Pengertian Manajemen Menurut Para Ahli
Jenis – Jenis Badan Usaha
Peluang Usaha

Syarat – Syarat Untuk Menjadi Seorang Resepsionis

Tentunya terdapat syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh seseorang yang ingin menjadi pegawai resepsionis. Syarat tersebut dibedakan menjadi tiga kategori, yaitu sebagai berikut :

1. Syarat Kepribadian Seorang Resepsionis

Semua orang tentunya memiliki bakat atau kemampuan untuk menjadi seorang Resepsionis yang baik. Namun, jika dilihat dari bakat saja itu tidak cukup untuk menjadi seorang Resepsionis, apabila kepribadian seperti apa yang harus dimiliki untuk menjadi seorang Resepsionis.

Berikut ini beberapa kepribadian yang harus dimiliki oleh seorang Resepsionis tersebut, yaitu :

  • Harus menunjukkan sikap yang mawas diri.
  • Memiliki sikap yang Ramah, Sabar, Simpatik kepada seseorang.
  • Memiliki penampilan diri yang menarik
  • Mudah untuk bergaul.
  • Dapat dipercaya dan juga menjaga rahasia.
  • Dapat bersikap bijaksana terhadap orang lain
  • Mempunyai daya ingatan yang sangat baik.
  • Memiliki perhatian atas pekerjaan yang sedang dilakukan.

2. Syarat Dalam Bidang Pengetahuan

Syarat dalam bidang pengetahuan yang harus dimiliki oleh seorang Resepsionis ini dibedakan menjadi 2 bentuk, yaitu :

A. Pengetahuan Umum

  1. Memahami serta menguasai Bahasa Indonesia dengan baik dan juga benar.
  2. Memahami serta menguasai beberapa jenis bahasa asing seperti B. Inggris, Jepang dan lainnya secara lisan ataupun tertulis.
  3. Memiliki pengetahuan tentang visi, misi, fungsi, struktur organisasi, dan juga susunan anggota.
  4. Mempunyai pengetahuan ekstra tentang korespondensi dan juga tata kearsipan.

B. Pengetahuan Khusus

Dalam pengetahuan khusus ini, artinya seorang Resepsionis harus mengetahui dan juga mengerti hal-hal yang berkaitan dengan dimana ia bekerja. Jika, Resepsionis tersebut bekerja dalam suatu perusahaan yang bergerak di bidang usaha transportasi.

Maka ia harus bisa menguasai ilmu tentang transportasi, begitu juga jika bekerja di bidang penyewaan apartemen, maka seorang Resepsionis itu harus menguasai pengetahuan tentang keapartemenan, dan lain sebagainya.

3. Syarat Keahlian Yang Dimiliki Oleh Resepsionis

Setiap orang yang bekerja sebagai seorang Resepsionis maka diwajibkan untuk mempunyai keterampilan tersendiri guna menunjang pekerjaannya, yaitu antara lain :

  • Memiliki kemampuan untuk menyusun sebuah laporan.
  • Mampu untuk berkorespondensi.
  • Memahami Bahasa Indonesia dan juga Bahasa Asing.
  • Memiliki kemampuan untuk meggunakan teknik tata penyimpanan arsip.
  • Mempunyai teknik berkomunikasi dengan menggunakan telepon.
  • Mampu untuk menulis secara cepat dengan menggunakan steno.
  • Memiliki kemampuan dalam menggunakan metode pengetikan surat.

Tugas – Tugas Seorang Resepsionis

Tugas utama seorang resepsionis yaitu untuk menerima semua panggilan telepon yang masuk serta mengarahkan panggilan tersebut ke orang yang dituju.

Tidak hanya itu saja, Resepsionis juga berperan dalam membantu pengunjung yang datang untuk mendapatkan apa yang diinginkannya. Berikut ini beberapa tugas serta tanggung jawab lainnya dari seorang Resepsionis, yaitu di antaranya sebagai berikut :

  • Menerima serta menghubungkan kembali telepon yang masuk kepada pihak atau orang yang dituju
  • Atas permintaan dari pihak-pihak terkait, menghubungi nomor telepon yang akan dituju.
  • Mengirim pesan ke pihak internal dan juga eksternal dari Lembaga Penjamin Simpanan Indonesia ketika orang yang terhubung tidak dapat menerima panggilan telepon dan mencatat pesan tersebut yang akan disampaikan.
  • Menyambut kedatangan dari para tamu Lembaga Penjamin Simpanan dengan senyuman yang ramah dan juga sikap yang professional.
  • Mencatat semua panggilan yang masuk dan keluar ke dalam log book.
  • Membuat sebuah laporan kegiatan atau aktivitas secara periodik.
  • Melakukan tugas-tugas, tanggungjawab dan juga fungsi resepsionis lainnya.

F.A.Q

Apa yang dimaksud dengan Resepsionis?

Resepsionis merupakan seorang pegawai yang mempunyai tugas untuk menyapa, melayani serta memberikan informasi kepada para pengunjung, pelanggan atau pihak yang memiliki kepentingan berkaitan dengan tujuan yang diinginkan.

Perbedaan antara Resepsionis dan Sekretaris adalah?

Resepsionis adalah orang yang bertugas untuk membantu, menyapa, serta memberikan informasi kepada para pengunjung. Sedangkan, Sekretaris adalah seseorang yang bertugas membantu segala keperluan pimpinan dalam suatu perusahaan.

Syarat Keahlian yang harus dimiliki oleh seorang Resepsionis?

1. Mampu untuk melayani tamu atau pengunjung dengan baik
2. Memiliki kemampuan untuk berkomunikasi dengan baik
3. Menguasai Bahasa Inggris atau Bahasa Asing lainnya
4. Teliti dan juga Fokus terhadap pekerjaannya

Jadi, itu dia Informasi yang Rumus.co.id berikan dalam ulasan kali ini. Semoga membantu kalian yang ingin mendaftarkan diri menjadi pegawai Resepsionis.