Standard Operating Procedure

Posted on

Standard Operating Procedure (SOP) – Di dalam dunia bisnis maupun dunia kerja, Readers pasti sudah sangat akrab dengan istilah Standard Operating Procedure atau yang lebih sering disingkat dengan SOP.

Standard Operating Procedure

Sesuai dengan namanya, dalam SOP tentunya berisikan mengenai tahapan-tahapan atau prosedur pekerjaan yang mesti dilakukan berdasarkan dengan standar yang telah ditentukan sebelumnya oleh sebuah perusahaan.

Meskipun sudah sering mendengar tentang SOP, namun masih banyak diantara kita yang masih belum memahami dan juga mengetahui apa itu SOP yang sebenarnya? Apa tujuannya? dan lain sebagainya.

Untuk itu, Rumus.co.id akan menjelaskan untuk para Readers setia dari website ini tentang SOP. Yuk simak pembahasannya dibawah ini…

Definisi Standard Operating Procedure

SOP atau Standard Operating Procedure merupakan suatu dokumen atau file yang didalamnya berisikan tentang prosedur kerja yang mesti dilaksanakan secara kronologis serta sistematis untuk menyelesaikan tugas tertentu dengan tujuan agar mendapatkan hasil efektif.

Standar Operasional Prosedur juga menjadi pedoman maupun referensi untuk melakukan pekerjaan sesuai dengan fungsi serta alat untuk menilai kinerja dari karyawan sesuai dengan prosedur kerja dan sistem kerja yang diterapkan di perusahaan.

Secara umum, tujuan dari adanya SOP ini yaitu supaya proses dari pelaksanaan suatu pekerjaan bisa dilakukan dengan tertib, rapi dan juga sistematis sejak awal sampai akhir. Dengan diterapkannya SOP maka sangat diharapkan bahwa kualitas suatu pekerjaan dapat lebih baik.

Definisi SOP Menurut Para Ahli

Agar membantu kalian lebih mudah untuk memahami definisi dari SOP, berikut ini terdapat penjelasan dari SOP yang disampaikan oleh beberapa para ahli, diantaranya adalah :

  • Arini T Soemohadiwidjojo, (2004) SOP digunakan sebagai panduan atau pedoman untuk memastikan bahwa kegiatan operasional yang dilakukan oleh organisasi ataupun perusahaan dikelola dengan cara yang koheren, efektif, efisien, sistematis dan juga benar.
  • M. Budiharjo (2014), SOP didefinisikan sebagai fase proses kerja atau prosedur pekerjaan tertentu yang dilaksanakan secara teratur, permanen serta tidak terstandarisasi dan kemudian diubah menjadi dokumen tertulis.
  • Sailendra, SOP didefinisikan sebagai pedoman kerja yang memastikan bahwa kegiatan dari suatu operasional yang dilakukan oleh sebuah organisasi maupun perusahaan dapat berjalan dengan baik dan juga lancar.

Baca Juga :
Kerangka Berpikir
Contoh Variabel Penelitian
Contoh Analisis Data

Prinsip – Prinsip Dari SOP

Mengenai pemahaman tentang SOP, ketika menerapkan prosedur operasi standar di suatu perusahaan, perlu untuk mematuhi prinsip-prinsip SOP berikut ini :

1. Konsistensi

Karena tujuannya digunakan sebagai panduan kerja, SOP harus secara konstan dibuat dan juga diimplementasikan oleh setiap orang dari waktu ke waktu dan dalam segala keadaan apapun.

2. Komitmen

Karena digunakan sebagai pedoman, tentunya SOP harus dipatuhi dan juga dilaksanakan dengan rasa penuh komitmen, baik itu untuk para pegawai ataupun jajaran petinggi dari suatu perusahaan.

3. Jelas dan Mudah

Karena SOP digunakan sebagai acuan dalam perusahaan, maka prosedur operasi standar harus jelas, mudah dimengerti serta mudah untuk diterapkan oleh eksekutif perusahaan dan juga karyawan.

SOP tentunya harus dikembangkan dengan kalimat dan juga penjelasan yang sederhana dan langsung. Ini untuk menghindari kesalahpahaman dalam penafsiran informasi dan aturan yang ada di dalam SOP.

4. Mengikat

Meskipun SOP dinamis dalam arah perbaikan, dalam praktiknya SOP mengikat semua orang. Pekerjaan atau tugas yang ada harus dilakukan sesuai dengan prosedur yang ditentukan dalam SOP.

5. Semua Unsur Berperan Penting

SOP berisi elemen-elemen penting untuk setiap karyawannya. Jadi, jika ada satu karyawan yang tidak menjalankan perannya dengan benar, tidak dapat disangkal bahwa ini mengganggu proses kerja orang lain.

6. Terdokumentasi

Setiap prosedur yang diidentifikasi dalam SOP harus didokumentasikan secara memadai sehingga dapat digunakan sebagai referensi untuk anggota lain yang membutuhkannya.

Tujuan – Tujuan Dari SOP

Mengacu terhadap pelaksanaannya, terdapat beberapa tujuan dari pembuatan SOP yang tentunya bermanfaat bagi kegiatan operasional yang dilakukan oleh suatu organisasi, diantaranya adalah :

  • Untuk mempertahankan konsistensi kinerja atau dalam kondisi tertentu dan di mana pejabat dan lingkungan melakukan tugas-tugas tertentu.
  • Memberikan pedoman atau referensi saat melakukan pekerjaan atau tugas untuk atasan dan karyawan.
  • Hindari kesalahan, konflik, keraguan, duplikasi dan pemborosan ketika melakukan pekerjaan.
  • Berikan ukuran atau parameter untuk mengevaluasi kualitas pekerjaan atau layanan.
  • Ini menawarkan penggunaan semua sumber daya yang dijamin efektif dan efisien.
  • Jelaskan urutan, alur kerja, wewenang dan tanggung jawab pejabat yang bertanggung jawab.
  • Sebagai dokumen yang dapat menyampaikan penjelasan serta evaluasi dari proses implementasi pekerjaan jika terjadi kesalahan administrasi.
  • Sebagai dokumen yang bisa digunakan untuk melatih pekerja.
  • Ini menjadi dokumen historis ketika SOP ditinjau dan diganti dengan SOP baru.

Contoh Pembuatan SOP

Setelah menyimak pembahasan yang ada diatas, untuk mengetahui lebih jelasnya, ada baiknya jika kita menyimak contoh dari SOP, yaitu :

1. Pakaian dan penampilan

  • Wajib menggunakan seragam resmi dari perusahaan dan juga celana hitam.
  • ID karyawan harus disematkan pada bagian saku depan.
  • Sepatu harus yang berwarna hitam atau coklat gelap.
  • Rambut rapi, tidak diwarnai atau dicat (wanita boleh menggunakan hijab).
  • Tidak menggunakan aksesori atau perhiasan yang berlebihan.
  • Selalu berpenampilan rapi dan juga bersih.

2. Waktu kerja

  • Lamanya waktu kerja kurang lebih selama 8 jam, dari pukul 08.00–16.00 WIB.
  • Waktu untuk istirahat dimulai pukul 12.00–13.00 WIB.

F.A.Q

Apa itu SOP?

SOP atau Standard Operating Procedure merupakan suatu dokumen atau file yang didalamnya berisikan tentang prosedur kerja yang mesti dilaksanakan secara kronologis serta sistematis untuk menyelesaikan tugas tertentu dengan tujuan agar mendapatkan hasil efektif.

Mengapa SOP sangat penting dalam perusahaan?

Karena keberadaan SOP di perusahaan memainkan peran yang sangat penting, terutama di dalam hal kegiatan komersial perusahaan. SOP dapat digunakan sebagai panduan untuk mengantisipasi berbagai situasi yang mungkin timbul selama pengelolaan suatu perusahaan.

Bagaimana tahapan pembuatan SOP?

1. Membentuk dan membuat sebuah tim untuk menyusun SOP.
2. Kemudian pelajari dan pahami proses bisnis serta kumpulkan data.
3. Setelah itu, semua data yang terkumpul tentunya harus dilihat menggunakan diagram alur untuk memfasilitasi pemahaman.
4. Kemudian, lakukan simulasi terhadap keadaan nyata.
5. Jika SOP diterapkan tidak menyebabkan masalah, maka SOP sudah bisa ditetapkan dengan resmi.

Sekian pembahasan singkat dari materi yang dijelaskan diatas. Semoga materi tersebut bisa menjadi sumber informasi yang bermanfaat.