Contoh Surat Resmi

Posted on

Contoh Surat Resmi – Dalam kehidupan sehari-hari tentu saja kita pernah menghadapi kegiatan-kegiatan yang bersifat resmi. seperti kegiatan sebuah perlombaan yang diadakan organisasi ekstrakulikuler di sekolah, yang dimana sebelum mereka mengadakan perlombaan, harus memiliki surat resmi yang akan diajukan kepada kepala sekolah sebagai permohonan dan menerangkan, bahwa organisasi tersebut ingin mengadakan suatu perlombaan yang mencakup tingkat antar sekolah, kabupaten, provinsi atau nasional.

Contoh Surat Resmi

Dan apabila organisasi ekstrakulikuler mengadakan perlombaan tanpa sebuah izin dari kepala sekolah, maka perlombaan tersebut tidak akan dapat berjalan.Karena tidak ada surat resmi yang diajukan kepada kepala sekolah untuk membuat suatu perlombaan.

Oleh karena itu pada kesempatan kali ini, saya akan membahas bagaimana cara membuat surat resmi yang benar?, dengan memahami bagian-bagian penting yang terdapat pada surat resmi tersebut.

Pengertian Surat Resmi

Surat Resmi (Official Letter) adalah Sebuah surat yang digunakan untuk keperluan atau kegiatan Formal/Resmi oleh pihak-pihak tertentu, seperti sebuah Lembaga, Organisasi, Perorangan atau Instansi tertentu untuk saling berkomunikasi satu sama lain secara resmi.

Dalam pembuatan sebuah surat resmi harus menggunakan kaidah dan aturan-aturan yang telah ditentukan, seperti menggunakan bahasa baku, isi surat harus efektif, & dibuat dengan cermat sesuai keperluannya.

Meskipun biasanya surat resmi sering digunakan untuk keperluan pribadi, tetapi tetap harus sesuai dengan aturan-aturan yang telah ditentukan dalam pembuatan surat resmi tersebut, salah satu contoh surat resmi yang biasa digunakan secara pribadi adalah Surat Undangan Pernikahan.

Fungsi Surat Resmi

Setelah kita memahami pengertian dari surat resmi pada pembahasan diatas, terlihat jelas bahwa surat resmi mempunyai suatu fungsi dalam suatu kegiatan yang bersifat formal. Berikut adalah fungsi-fungsi pada surat resmi :

  • Surat resmi berfungsi sebagai sarana informasi atau pemberitahuan mengenai keterangan, gagasan, kegiatan dan hal-hal tertentu yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lainnya.
  • Surat resmi berfungsi sebagai bukti tertulis (Otentik) dalam bentuk dokumen dimana isinya dapat di percaya dan di pertanggung jawabkan.
  • Surat resmi berfungsi sebagai pedoman kerja dalam melakukan suatu kegiatan atau aktivitas, karena berisi tentang langkah-langkah kerja untuk pekerjaan tertentu.
  • Surat resmi befungsi sabagai memori pengingat bagi pihak yang menerima surat, seperti perorangan, organisasi, atau lembaga. Oleh karena itu surat resmi dijadikan dokumentasi agar dapat digunakan kembali, sebagai data pada kemudian hari.
  • Surat resmi berfungsi sebagai bukti historis dan bukti kronologis pada suatu kegiatan atau hal-hal tertentu.

Walaupun pada saat ini telah banyak Fasilitas Teknologi Media seperti Email (Surat Elektronik) atau lain-lainnya, tetapi fungsi surat resmi dalam bentuk print out, masih tetap digunakan untuk keperluan atau kegiatan tertentu, seperti Keperluan Bisnis, Berniaga, Pemberitahuan, atau Keperluan lainnya.

Ciri-Ciri Surat Resmi

Surat resmi memiliki suatu ciri-ciri yang membedakan dengan surat lainnya seperti Surat Lamaran Kerja, Surat Pengunduran Diri, Surat Izin atau Surat lainnya. Berikut ini adalah ciri-ciri surat resmi :

  • Surat resmi menggunakan Bahasa Baku dan sesuai kaidah Bahasa Indonesia dengan ejaan yang disempurnakan (EYD) berupa kosa kata, frasa, hingga tata bahasa yang dipakai.
  • Dalam pembuatan surat resmi menggunakan Bahasa yang singkat, padat, efektif, sehingga mudah dimengerti maksud dan isinya.
  • Dalam pembuatan surat resmi tidak menggunakan Bahasa Implisit, tetapi menggunakan Bahasa Eksplisit.
  • Dalam pembuatan surat resmi membentuk Full Block, Semi Block atau Intended Block.
  • Dalam pembuatan surat resmi terdapat kop surat yang menyebutkan pihak yang terkait, dengan mengeluarkan surat resmi tersebut.
  • Dalam pembuatan surat resmi selalu dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, & lampiran bila ada.
  • Dalam pembuatan surat resmi membutuhkan stempel atau cap khusus dalam kondisi tertentu.
  • Dalam pembuatan surat resmi bentuknya sistematis & menggunakan sesuai dengan aturan yang baku.

Jenis-Jenis Surat Resmi

Setelah kita membahas tentang pengertian, fungsi dan juga ciri-ciri dari surat resmi, dan berikutnya kita akan membahas jenis-jenis dari surat resmi, sebagai berikut ini :

1. Surat Keputusan

Pada jenis surat resmi ini berfungsi untuk menyampaikan keputusan dari Pimpinan, mengenai hal-hal yang selama ini tidak terselesaikan. Biasanya jenis surat resmi ini berhubungan dengan suatu perusahaan atau lembaga.

Contoh : Surat keputusan yang dibuat oleh Pimpinan sebagai pengangkatan pegawai pada perusahaannya.

2. Surat Permohonan

Pada jenis surat resmi ini digunakan sebagai surat permohonan yang digunakan oleh suatu pihak untuk menyampaikan suatu permohonan kepada pihak lain.

Contoh : Surat yang dibuat sebagai permohonan bantuan dana, surat permohonan perceraian, dan lain-lain.

3. Surat Perintah

Pada jenis surat resmi ini berfungsi sebagai surat yang berisi untuk memberikan instruksi-intruksi kepada bawahannya.

Contoh : Surat perintah yang dibuat oleh pemerintah digunakan sebagai surat jalan dinas, surat perintah untuk lembur, dan lain-lain.

4. Surat Kuasa

Pada jenis surat resmi ini berfungsi untuk memberikan suatu kuasa atau wewenang kepada pihak lain yang menjadi bahawannya.

Contoh :  Surat kuasa untuk pembayaran pajak, pengambilan uang di bank, dan lain-lain.

5. Surat Panggilan/Undangan

Pada jenis surat resmi ini berfungsi untuk memanggil atau mengundang pihak tertentu untuk keperluan pribadi tertentu.

Contoh : Surat panggilan kerja, panggilan kepolisian, undangan pernikahan, dan lain-lain.

6. Surat Edaran

Pada jenis surat resmi ini berfungsi untuk memberitahukan kegiatan-kegiatan tertentu yang diadakan oleh suatu pihak kepada pihak-pihak lainnya.

Contoh : Surat edaran suatu perlombaan yang diadakan oleh sebuah organisasi ekstrakulikuler disebuah sekolahan.

Struktur Pembuatan Surat Resmi

Ketika dalam pembuatan surat resmi kita harus memahami apa saja struktur-struktur yang ada pada surat resmi.Berikut adalah ini adalah struktur-struktur surat resmi :

1. Kepala Surat (Kop Surat)

Kepala Surat (Kop Surat) terdiri dari:

  • Logo instansi/ lembaga
  • Nama instansi/ lembaga
  • Alamat, No. Telephone/ fax, dan email instansi/ lembaga

2. Nomor Surat

Pada suatu perusahaan/lembaga yang akan mengirimkan surat resmi, pasti dilengkapi dengan nomor surat. Dengan dicantumkannya nomor surat tersebut, akan mudah untuk mengetahui berapa jumlah surat yang telah dikirimkan dalam satu bulan.

3. Tanggal Surat

Pada surat resmi pasti dilengkapi dengan tanggal pembuatan surat. Yang berguna untuk menerangkan waktu, kapan dibuatnya surat tersebut.

4. Lampiran atau Hal

Didalam bagian surat resmi biasanya dilengkapi dengan sebuah lampiran berkas, yaitu berupa dokumen lain sebagai pendukung surat resmi tersebut.

5. Alamat Tujuan

Pada bagian surat resmi dicantumkan alamat tujuan yang akan dikirimkan, dan penulisan pada alamat tujuan ditulis secara singkat saja. Karena pada alamat lengkap tujuan surat biasanya dicantumkan pada sampul surat.

6. Salam Pembuka

Didalam bagian surat resmi terdapat kata pembuka, dimana penggunaan bentuk kalimatnya bersifat baku dan formal dengan bahasa yang sopan.

7. Isi Surat

Isi surat adalah inti utama dari terbuatnya surat resmi. Berupa informasi-informasi yang termuat pada bagian isi harus dibuat dengan singkat, padat, & jelas, dengan menggunakan bahasa baku dan bahasa Indonesia yang baik.

8. Salam Penutup

Salam penutup pada surat resmi ini, berfungsi untuk menunjukkan kesopanan dalam berkomunikasi melalui surat resmi.

9. Tanda Tangan Pengirim Surat

Pada bagian surat resmi ini harus tercantumkan nama & tanda tangan dari pengirim surat .

10 Tembusan

Tembusan dapat dibuat apabila surat resmi yang akan digunakan perlu diketahui oleh pihak lain.

Contoh Surat Resmi

1. Contoh Surat Keputusan

Contoh Surat Resmi

 

2. Contoh Surat Permohonan

Contoh Surat Resmi

 

3. Contoh Surat Perintah

Contoh Surat Resmi

 

 

5. Contoh Surat Panggilan/Undangan

Contoh Surat Resmi

 

6. Contoh Surat Edaran

Contoh Surat Resmi

Demikianlah penjelasan mengenai tentang Surat Resmi beserta Pengertian, Fungsi, Ciri-Ciri, Struktur-Struktur surat resmi yang baik dan benar, dan Contoh surat resmi.

Semoga dapat bermanfaat dan menjadi suatu pengetahuan yang berguna untuk kita semua.

Artikel Terkait Lainnya :